1. Wstęp
Niniejsza Polityka Prywatności wyjaśnia, w jaki sposób Aquaville przetwarza dane osobowe użytkowników odwiedzających serwis internetowy aquaviille.com oraz korzystających z naszych usług, w tym w szczególności składania zamówień na wodę butelkowaną, dystrybutory, chłodziarki oraz akcesoria, a także zamawiania planów subskrypcyjnych i kontaktu z obsługą klienta.
Dokładamy najwyższej staranności, aby zapewnić przejrzystość, bezpieczeństwo i zgodność z obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO) oraz krajowymi przepisami dotyczącymi ochrony danych osobowych.
2. Administrator danych osobowych
Administratorem Twoich danych osobowych jest Aquaville, prowadząca serwis internetowy pod adresem https://aquaviille.com (dalej: „Aquaville”, „my”, „nas”, „nasze”).
W sprawach związanych z ochroną prywatności oraz przetwarzaniem danych osobowych możesz skontaktować się z nami:
- korespondencyjnie – na adres siedziby Aquaville (dane adresowe wskazane na stronie Kontakt),
- mailowo – za pośrednictwem formularza kontaktowego dostępnego na stronie /contact-us/,
- telefonicznie – pod numerem telefonu wskazanym na stronie Kontakt.
Możemy wyznaczyć osobę odpowiedzialną za nadzór nad przestrzeganiem zasad ochrony danych osobowych. Informacje kontaktowe do tej osoby, jeżeli zostanie powołana, będą dostępne w aktualnej wersji niniejszej Polityki Prywatności oraz na stronie Kontakt.
3. Zakres gromadzonych danych
Zakres danych osobowych, które gromadzimy, zależy od tego, w jaki sposób korzystasz z serwisu aquaviille.com oraz z jakich funkcji i usług korzystasz. Co do zasady przetwarzamy wyłącznie te dane, które są niezbędne do realizacji określonych celów.
3.1. Dane podczas rejestracji konta
Podczas zakładania konta klienta w naszym sklepie internetowym możemy przetwarzać w szczególności:
- imię i nazwisko lub nazwę firmy,
- adres e-mail,
- numer telefonu,
- dane adresowe (adres dostawy, adres rozliczeniowy),
- login, hasło (przechowywane w formie zaszyfrowanej).
3.2. Dane przy składaniu zamówień
W związku ze składaniem zamówień na produkty dostępne w zakładkach Sklep, Dystrybutory, Chłodziarki, Akcesoria oraz planów w sekcji Subskrypcje, możemy przetwarzać następujące dane:
- dane identyfikacyjne (np. imię, nazwisko, firma, NIP),
- dane kontaktowe (adres e-mail, numer telefonu),
- dane adresowe niezbędne do dostawy,
- informacje o zamówionych produktach, częstotliwości dostaw i wybranym rodzaju dostawy,
- podstawowe dane dotyczące płatności (np. forma płatności, status płatności – bez dostępu do pełnych danych kart płatniczych przechowywanych przez operatora płatności).
3.3. Dane związane z newsletterem i komunikacją marketingową
W przypadku zapisania się do newslettera lub wyrażenia zgody na otrzymywanie komunikacji marketingowej przetwarzamy:
- adres e-mail,
- imię (jeżeli je podasz),
- informacje o preferencjach zakupowych wynikające z aktywności na aquaviille.com (np. kategorie produktów, którymi się interesujesz).
3.4. Dane w ramach kontaktu z obsługą klienta
Jeżeli kontaktujesz się z nami poprzez formularz kontaktowy na stronie Kontakt lub za pośrednictwem innych kanałów komunikacji, możemy przetwarzać:
- imię i nazwisko lub nazwę firmy,
- adres e-mail i/lub numer telefonu,
- treść zapytania, reklamacji lub zgłoszenia,
- dodatkowe informacje, które dobrowolnie nam przekażesz w treści wiadomości.
3.5. Dane techniczne i dane związane z korzystaniem z serwisu
Podczas korzystania z aquaviille.com automatycznie gromadzone są również dane techniczne dotyczące Twojego urządzenia oraz aktywności w serwisie, w tym:
- adres IP,
- typ i wersja przeglądarki,
- informacje o systemie operacyjnym,
- identyfikatory plików cookies i podobnych technologii,
- informacje o tym, z jakich podstron korzystasz, jakie produkty przeglądasz i które funkcje serwisu wykorzystujesz.
4. Sposób wykorzystania danych
Twoje dane osobowe wykorzystujemy wyłącznie w zakresie niezbędnym do świadczenia usług związanych z prowadzeniem sklepu internetowego Aquaville oraz w prawnie uzasadnionych celach Administratora, z poszanowaniem Twoich praw i wolności.
4.1. Przetwarzanie zamówień i realizacja usług
Dane osobowe podane w trakcie składania zamówienia wykorzystujemy w szczególności w celu:
- przyjęcia i potwierdzenia zamówienia złożonego na stronie Sklep lub w innych zakładkach produktowych,
- realizacji dostawy zgodnie z zasadami opisanymi na stronie Dostawa,
- rozliczenia transakcji, wystawiania faktur i dokumentów księgowych,
- obsługi reklamacji, zwrotów i wymian.
Podstawą prawną przetwarzania danych w powyższym zakresie jest niezbędność do wykonania umowy lub podjęcia działań na Twoje żądanie przed zawarciem umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO), a także wypełnienie obowiązków prawnych ciążących na Administratorze (art. 6 ust. 1 lit. c RODO).
4.2. Płatności
W celu obsługi płatności za zamówienia współpracujemy z zewnętrznymi operatorami płatności. Twoje dane mogą być przekazywane takim podmiotom w zakresie koniecznym do realizacji płatności. Podstawą prawną przetwarzania jest niezbędność do wykonania umowy sprzedaży (art. 6 ust. 1 lit. b RODO).
4.3. Subskrypcje i regularne dostawy
Dane dotyczące wybranych przez Ciebie planów subskrypcyjnych (np. częstotliwości dostaw wody lub serwisu urządzeń) wykorzystujemy w celu zarządzania Twoją subskrypcją, przypominania o dostawach i rozliczania cyklicznych płatności. Podstawą prawną jest wykonanie umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO).
4.4. Komunikacja z obsługą klienta
Jeżeli kontaktujesz się z nami w sprawach produktowych, technicznych lub dotyczących statusu zamówienia, przetwarzamy Twoje dane w celu udzielenia odpowiedzi, rozwiązania zgłoszonej sprawy lub udzielenia pomocy. Podstawą prawną jest uzasadniony interes Administratora polegający na zapewnieniu wysokiej jakości obsługi klienta (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) lub – jeżeli kontakt dotyczy umowy – wykonanie umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO).
4.5. Komunikacja marketingowa i newsletter
Jeżeli wyrazisz na to dobrowolną zgodę, będziemy wykorzystywać Twój adres e-mail oraz informacje o preferencjach zakupowych do przesyłania newslettera oraz spersonalizowanych informacji marketingowych, w tym o nowych produktach, promocjach i rekomendacjach dopasowanych do Twoich potrzeb.
Podstawą prawną przetwarzania danych w tym zakresie jest Twoja zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO), którą możesz w każdej chwili wycofać, m.in. poprzez link rezygnacji zamieszczony w stopce każdej wiadomości marketingowej.
4.6. Analiza, statystyka i ulepszanie serwisu
Na podstawie danych technicznych oraz informacji o korzystaniu z serwisu (w tym danych zbieranych za pomocą plików cookies) możemy prowadzić analizy statystyczne, testy funkcjonalności i działania mające na celu ulepszanie działania aquaviille.com. Podstawą prawną jest uzasadniony interes Administratora polegający na rozwoju i optymalizacji usług (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), przy czym – w przypadku niektórych narzędzi analitycznych – możemy opierać się także na Twojej zgodzie.
5. Udostępnianie i przekazywanie danych
W uzasadnionych przypadkach Twoje dane osobowe mogą być udostępniane zaufanym podmiotom trzecim, wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji celów opisanych w niniejszej Polityce Prywatności. Do takich odbiorców mogą należeć w szczególności:
- partnerzy logistyczni i firmy kurierskie – odpowiedzialni za realizację dostaw zgodnie z informacjami na stronie Dostawa,
- operatorzy płatności – realizujący płatności elektroniczne i kartami płatniczymi,
- dostawcy usług IT – zapewniający hosting, utrzymanie oraz rozwój serwisu aquaviille.com,
- podmioty świadczące usługi księgowe, prawne i doradcze – w zakresie, w jakim jest to niezbędne do realizacji obowiązków prawnych ciążących na Administratorze,
- podmioty świadczące usługi marketingowe – jeżeli bierzesz udział w działaniach promocyjnych lub wyraziłeś zgodę na otrzymywanie komunikacji marketingowej.
Współpracujemy wyłącznie z podmiotami, które zapewniają odpowiedni poziom bezpieczeństwa danych osobowych i przetwarzają je na podstawie stosownych umów powierzenia lub jako odrębni administratorzy danych, jeżeli wynika to z przepisów prawa.
Co do zasady nie przekazujemy Twoich danych osobowych do państw trzecich (poza Europejski Obszar Gospodarczy). W przypadku, gdyby takie przekazanie było konieczne, odbywać się ono będzie z zachowaniem odpowiednich zabezpieczeń wymaganych przez przepisy prawa, w tym w szczególności RODO.
7. Prawa użytkownika
W związku z przetwarzaniem Twoich danych osobowych przez Aquaville przysługują Ci prawa wynikające z przepisów RODO oraz innych właściwych regulacji. W szczególności masz prawo do:
- dostępu do danych – możesz uzyskać informację, czy przetwarzamy Twoje dane, a także otrzymać ich kopię,
- sprostowania danych – jeżeli Twoje dane są nieaktualne, niekompletne lub nieprawidłowe, możesz zażądać ich poprawienia,
- usunięcia danych (prawo do bycia zapomnianym) – możesz zażądać usunięcia danych, jeżeli nie są już niezbędne do celów, w których zostały zebrane lub gdy wycofasz zgodę na ich przetwarzanie, a nie ma innej podstawy prawnej przetwarzania,
- ograniczenia przetwarzania – możesz żądać, abyśmy ograniczyli przetwarzanie danych w określonych sytuacjach (np. na czas weryfikacji poprawności danych lub zgłoszonego sprzeciwu),
- sprzeciwu wobec przetwarzania – w przypadku przetwarzania danych na podstawie naszego uzasadnionego interesu możesz wnieść sprzeciw z przyczyn związanych z Twoją szczególną sytuacją; w takim przypadku zaprzestaniemy przetwarzania, chyba że wykażemy istnienie ważnych, prawnie uzasadnionych podstaw, nadrzędnych wobec Twoich interesów,
- przenoszenia danych – możesz otrzymać dane w ustrukturyzowanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego oraz – w miarę możliwości technicznych – zlecić ich przekazanie innemu administratorowi,
- wycofania zgody – w zakresie, w jakim przetwarzamy dane na podstawie zgody (np. w celach marketingowych), możesz w każdej chwili ją wycofać, co nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem,
- wniesienia skargi do organu nadzorczego – jeżeli uznasz, że przetwarzamy Twoje dane osobowe z naruszeniem przepisów, przysługuje Ci prawo złożenia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych lub innego właściwego organu nadzorczego.
W celu realizacji swoich praw możesz skontaktować się z nami, korzystając z danych wskazanych w sekcji Kontakt w sprawie prywatności lub za pośrednictwem formularzy dostępnych na stronie Kontakt.
8. Przechowywanie i ochrona danych
Twoje dane osobowe przechowujemy wyłącznie przez okres niezbędny do realizacji celów, dla których zostały zebrane, a następnie przez czas wymagany przez przepisy prawa lub konieczny do dochodzenia roszczeń lub obrony przed roszczeniami.
Okresy przechowywania danych mogą różnić się w zależności od kategorii danych, przy czym co do zasady:
- dane związane z realizacją umów sprzedaży przechowujemy przez okres trwania umowy oraz przez czas wynikający z przepisów podatkowych i rachunkowych,
- dane wykorzystywane do celów marketingowych na podstawie zgody – do czasu wycofania zgody,
- dane przetwarzane w oparciu o uzasadniony interes Administratora – do czasu zgłoszenia skutecznego sprzeciwu lub realizacji tego interesu.
Stosujemy odpowiednie środki techniczne i organizacyjne zapewniające poziom bezpieczeństwa danych odpowiadający ryzyku ich naruszenia. Obejmuje to m.in. zabezpieczenia infrastruktury serwerowej, szyfrowanie wybranych danych, kontrolę dostępu oraz regularne monitorowanie systemów pod kątem potencjalnych zagrożeń.
9. Polityka prywatności wobec dzieci
Serwis aquaviille.com oraz oferowane za jego pośrednictwem usługi nie są w zamierzeniu skierowane do dzieci poniżej 16. roku życia. Nie gromadzimy świadomie danych osobowych dzieci w tym wieku ani nie wykorzystujemy ich do celów marketingowych.
Jeżeli dowiemy się, że dane dziecka poniżej 16. roku życia zostały nam przekazane bez zgody jego rodzica lub opiekuna, podejmiemy odpowiednie kroki w celu usunięcia takich danych lub ograniczenia ich przetwarzania do niezbędnego minimum, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.
Jeżeli jesteś rodzicem lub opiekunem prawnym i uważasz, że Twoje dziecko przekazało nam dane osobowe, zachęcamy do kontaktu za pośrednictwem danych wskazanych w sekcji Kontakt w sprawie prywatności.
10. Zmiany w Polityce Prywatności
Niniejsza Polityka Prywatności może być okresowo aktualizowana, w szczególności w przypadku zmian przepisów prawa, wprowadzenia nowych funkcjonalności serwisu aquaviille.com, nowych usług lub rozwiązań technologicznych dotyczących przetwarzania danych osobowych.
O istotnych zmianach Polityki Prywatności będziemy informować użytkowników w sposób widoczny i zrozumiały – na przykład poprzez komunikat na stronie głównej lub w innych wybranych częściach serwisu, a w razie potrzeby także drogą e-mailową.
Każdorazowo obowiązuje aktualna wersja Polityki Prywatności opublikowana na stronie https://aquaviille.com/privacy-policy/. Zalecamy regularne zapoznawanie się z jej treścią.
11. Kontakt w sprawie prywatności
Jeżeli masz jakiekolwiek pytania, wątpliwości lub chcesz skorzystać ze swoich praw związanych z przetwarzaniem danych osobowych, skontaktuj się z nami, korzystając z poniższych możliwości:
- formularz kontaktowy dostępny na stronie Kontakt,
- dane kontaktowe oraz godziny pracy działu obsługi klienta wskazane na stronie /contact-us/.
W zgłoszeniu postaraj się jak najdokładniej opisać charakter sprawy oraz prawo, z którego chcesz skorzystać. Ułatwi nam to szybką i rzetelną odpowiedź.